zComo documentan las empresas?

A lo largo de todos estos años de experiencia en proyectos de implementación, hemos logrado identificar los diferentes metodos que utilizan los equipos encargados de llevar la INFORMACION DOCUMENTADA de los sistemas ISO / BPM/ HACCP/ BASC.

  1. Carpetas físicas.
  2. Intranet de servidor.
  3. Intranet Cloud.
  4. Software in-house o hecho en casa.
  5. Manejadores de Contenido Corporativos.
  6. Sistemas Electronicos de Gestion de Documentos y Registros.

Estas maneras de crear la documentacion tienen como objetivo crear las evidencias y los hallazgos que cada normativa exige para comprobar su cumplimiento. Sin embargo no es tarea facil. Los encargados de gestionar la documentacion se enfrentan a retos, la mayoria de caracter tecnico, que exigen conocimientos, dedicacion y mucha paciencia. Entre los que tenemos:

  • Creacion de plantillas y formularios estandarizados que normalicen la creacion de documentos y registros dentro de la empresa y con ello lograr control y uniformidad.
  • Flujos de trabajo para obtener las revisiones y aprobaciones de los documentos antes de su publicacion y de esta manera poder demostrar la participacion de los distintos niveles de la organizacion en el Sistema de Gestión.
  • Asegurar el contenido de los documentos para evitar fugas de informacion confidencial.
  • Proteccion de los documentos para evitar copias, impresiones, modificaciones y descargas no autorizadas.
  • Enumeracion de cada documento segun su origen, funcion y sucesion.
  • Metodologia para crear una nueva version de un documento.
  • Gestionar las impresiones.
  • Estar alerta al vencimiento de los documentos.
  • Gestionar la solicitud de cambios hecha por terceros para un determinado documento.
  • Recopilacion, organizacion y distribucion  de los documentos afines al Sistema de Gestion para los procesos internos y externos de la empresa, entre ellos las inspecciones y auditorias.

En el pasado era comun llevar toda la documentacion en carpetas fisicas las cuales se colocaban a disposicion de todas las areas que requerian dicha informacion a manera de consulta o para la ejecucion de un procedimiento, instruccion de trabajo o bien para facilitar las auditorias en la forma del Manual del Sistema de Gestión. Esto traia como inconveniente inicial la gran cantidad de papel que se requeria utilizar para la creacion de cada documento y con ello la facilidad para fotocopiar, sin la debida autorizacion, un documento que se consideraba confidencial.

Con la aparicion de nuevas tecnologias informaticas, los equipos de documentacion empezaron a crear la redes de documentacion internas o Intranet documental la cual consiste en crear una serie de carpetas y subcarpetas en un servidor de acceso comun en las cuales se publicaban los documentos aprobados. Para lograr tanto las revisiones como las aprobaciones de los documentos se recurre a los gestores de correo los cuales facilitan la participacion de varios usuarios o grupos de trabajo. Una vez obtenida la aprobacion del documento se procede a crear su equivalente en formato protegido el cual en su mayoria es  PDF y luego se publica en la Intranet. A pesar de resolver el problema de la impresion indiscriminada la consecuencia de este metodo es la gran cantidad de documentos repetidos en las diferentes cuentas de correo de los participantes en los flujos de revision y aprobacion. Ademas no se resolvian los problemas de copia y descarga.

Con la aparicion de programas tales como DropBox, Google Drive y similares los equipos de trabajo vieron la oportunidad de extender las Intranets documentales fuera del ambito de la propia empresa. Ello no solo garantiza una proteccion extra de la documentacion ante cualquier desastre sino que ademas facilita la colaboracion de grupos de trabajo «de campo», externos o de diferentes sucursales afines al Sistema de Gestión. El problema con esto es que la documentacion esta fuera del ambito empresarial y que con estas soluciones se volvian a tener los problemas iniciales de la Intranet.

Cada una de los metodos anteriores fue resolviendo limitantes de su antesesor pero tambien fue creando nuevos desafios a vencer, entre ellos tenemos: la seguridad de la informacion, la creacion de perfiles de acceso, la repeticion de multiples documentos en los gestores de correo durante los procesos de revision y aprobacion.  La variacion o  cambios de perfil en los grupos de trabajo. El control de las copias controladas, entre otras.

Es por ello que muchas empresas decidieron diseñar y/o desarrollar su propio gestor documental. De esta manera podrian resolver muchos puntos que los metodos anteriores no podian.A pesar de que un software a la medida trae ventajas la dinamica de los Sistemas de Gestión obligaba a realizar muchos cambios en estos desarrollos para adaptarlos a sus nuevas exigencias.

Por otra parte hay organizaciones que debido a su crecimiento o proyeccion, deciden adoptar varios Sistemas de Gestion los cuales pueden tener variaciones en cuanto al tipo, clase y gestion de documentos exigidos.Lo que puede significar que el desarrollo realizado cubra solo las necesidades del primer Sistema de Gestion pero no del resto.

Los desarrollos «in-house» requieren la dedicacion de un equipo tecnico y otro funcional que se mantengan en contacto para mantenerlos actualizados desde el punto de vista normativo. Aunado a lo anterior los cambios tecnologicos tambien obligan a  actualizarlos segun las nuevas tendencias de hardware y software.

Lo anterior hace que estos equipos de trabajo sean muy costosos y ademas los indices de rotacion hacen que los nuevos integrantes requieran largos periodos de entrenamiento antes de lograr nuevos resultados. 

Los Sistemas Manejadores de Contenidos o CMS por sus siglas en ingles, representan un avance para el manejo documental de los Sistemas de Gestion. Dependiendo del fabricante su instalacion es relativamente rapida asi como su puesta en funcionamiento. Los CMS facilitan la creacion de grupos de trabajo y en su mayoria utilizan las suites ofimaticas mas comunes tales como Office , gestores de correo tales como Exchange / OutLook y los navegadores de internet mas comunes. Ello hace que sean el siguiente nivel para facilitar la gestion documental.

Sin embargo los CMS requieren de una plataforma tecnologica robusta asi como un personal tecnico con altos niveles de conocimiento que sea capaz de instalarlos, configurarlos, parametrizarlos y mantenerlos operativos. 

Por otra parte los CMS no se enfocan en los requerimientos de los Sistemas de Gestion, por tanto, se requiere desarrolladores de software especializados que puedan hacer dichas adaptaciones (programaciones) que permitan aprovechar al maximo su tecnologia. Igualmente la dinamica de cambios de los Sistemas de Gestion hace que los equipos de desarrollo sean costosos.

 Finalmente, los Sistemas Electronicos para la Gestion de Documentos y Registros EDRMS por sus siglas en Ingles, llegaron para resolver las limitantes no solo de caracter funcional sino que garantizan la adaptabilidad ante los cambios de los Sistemas de Gestion y la adopcion de nuevas plataformas tecnologicas tanto de hardware como de software.

Los EDRMS ,tales como Qwebdocuments, se han multiplicado y esto permite al cliente final, escoger entre una gran variedad los cuales se diferencian entre si por: tipo de implantacion, alcance, plataformas tecnologicas, modelos de implementacion, servicios conexos y sobretodo orientación a las normativas mundiales de documentacion de Sistemas de Gestion.

Vamos por partes.

  • Por tipo de implementacion: Cliente-Servidor, Web base.
  • Alcance: Red Local (LAN) o Red amplia (Internet)
  • Plataformas: Windows o Linux
  • Modelos de implementacion: On Premisse o Cloud.
  • Servicios conexos: Implementacion, Capacitaciones, Mantenimiento, Soporte, Asesoria.
  • Normativas: ISO 9001, ISO 10013, ISO 15489, FDA CFR 11.

En la medida en que un EDRMS cumpla con la mayoria de los requerimientos anteriores a un precio razonable, eso definira el nivel de factibilidad en la escogencia de una solucion EDRMS. La adopcion de un EDMRS facilitara a la empresa la implementacion con exito de cualquier Sistema de Gestion que requiera una certificacion tales como:

  • Calidad
  • Higiene y Ambiente
  • Seguridad y Salud en el Trabajo
  • Laboratorios de Calibracion y Ensayo.
  • Buenas Practicas de Manufactura / Almacenamiento / Agricultura /etc.
  • HACCP
  • BASC
  • entre otras

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