Descripción de los módulos de Qwebdocuments:

Gestión de Plantillas/Formularios/Documentos/Registros/Evidencias/Hallazgos
Este módulo facilita la realización de las tareas y actividades relacionadas con la creación y actualización de la información contenida en:

• Plantillas.
• Formularios.
• Documentos.
• Registros.
• Evidencias.
• Hallazgos.
• Tratamiento de Hallazgos.

Para ello Qwebdocuments es compatible con las principales suites ofimáticas: Ms Office y OpenOffice

Panel de Tareas Pendientes.
Centraliza de forma automática todas las actividades pendientes del Sistema de Gestión Documental para cada usuario registrado, tales como:

• Documentos pendientes por revisar.
• Proximidad de vencimiento de documentos.
• Flujos de trabajo pendientes por responder.
• Solicitud de impresión de documentos protegidos.
• Lista de documentos pendientes de lectura obligatoria

Flujos de Trabajo Básicos.

Facilita la colaboración entre los equipos de trabajo del Sistema de Gestión para:

• Revisión de un documento antes de su aprobación
• Aprobación de un documento antes de su publicación.
• Solicitud de cambios de un documento publicado.
• Solicitud de versionamiento de un documento publicado.

Taxonomia del Sistema de gestión.

Organiza mediante una representación gráfica e intuitiva todos los documentos del Sistema de Gestión logrando además:

• Definir la codificación automática de cada documento del Sistema de Gestión.
• Establecer los criterios de seguridad para usuarios y grupos de usuarios.
• Definir los procesos y sub procesos de la organización asi como sus responsables.

Alertas y notificaciones por e-Mail.

Mediante la utilización del servicio de correos electrónicos, Qwebdocuments mantiene informado al grupo de trabajo acerca de las tareas pendientes del Sistema de Gestión:

• Documentos con proximidad de vencimiento .
• Flujos de trabajo que requieren respuesta.
• Solicitudes de cambio e impresión que requieren respuesta.
• Documentos publicados de obligatoria lectura.

Motor de búsqueda de documentos.

• Localiza mediante filtros la lista de documentos coincidentes con la búsqueda.
• Aplica los criterios de seguridad según el perfíl de usuario que realiza la búsqueda.
• Visualiza el documento seleccionado aplicando los criterios de seguridad.
• Notifica el estado de cada documento.
• Facilita la navegación hacia las caracteristicas o propiedades del documento selecccionado.

Edición remota de Documentos.

• Facilita la redacción o edición de documentos fuera de la red L.A.N. de la empresa.

Módulo avanzado de Flujos de Trabajo.

• Permite configurar flujos de trabajo que se puedan reutilizar muchas veces segun su finalidad.

Impresora para la conversion automatica de documentos MsOffice a PDF.

• Facilita la conversion de documentos en formato editable a formato protejido de forma automatica.
• Los documentos quedan protejidos para el acceso no autorizado.

Módulo avanzado de Gestión de Riesgos.

Este módulo se utiliza para:

• Registrar los Riesgos.
• Solicitar acciones al encargado del Sistema de Gestión.
• Configurar el plan de acción.
• Registrar el seguimiento y las verificaciones de las acciones.
• Evaluar la efectividad de las acciones.

Módulo avanzado de Gestión de No Conformidades.

Este módulo se utiliza para:

• Registrar los hallazgos.
• Solicitar acciones al encargado del Sistema de Gestión.
• Configurar el plan de acción.
• Registrar el seguimiento y las verificaciones de las acciones.
• Evaluar la efectividad de las acciones.

Módulo avanzado de Gestión de Mejora Continua.

Este módulo se utiliza para:

• Registrar las Oportunidades de Mejora.
• Solicitar acciones al encargado del Sistema de Gestión.
• Configurar el plan de acción.
• Registrar el seguimiento y las verificaciones de las acciones.
• Evaluar la efectividad de las acciones.

Módulo Programa y Planes de Auditoria.

Este módulo se utiliza para:

• Definir la Norma que se utilizará como guía para las auditorias internas.
• Escoger las Normas del Sistema de Gestión que serán auditadas.
• Organizar los programas y planes de auditoria.
• Gestión de documentos según la Norma guía de auditoria.

Video demostrativo
Ver relación de Módulos por Edición

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